Das Leistungsportfolio von V-LINE umfasst eine breite Palette von Lösungen und Dienstleistungen zur Optimierung der durchgängigen Lieferketten für die industrielle Beschaffung. Das Unternehmen bietet seinen Kunden maßgeschneiderte Versorgungskonzepte und garantiert ihnen so eine reibungslose Versorgung sowie einen unterbrechungsfreien Betrieb ihrer Industrieanlagen. Parallel zu der Entscheidung, künftig auf die HR-Lösung SAP SuccessFactors zu setzen, begann die V-LINE EUROPE GmbH Anfang 2020, sich mit den Themen digitale Mitarbeiterakte und automatisierte Referenzschreibengenerierung zu befassen. Für den MRO-Spezialisten sind sie wichtige Bestandteile eines modernen HR-Systems. Dank der formularbasierten Texterstellung, der Verwendung von SuccessFactors-Stammdaten und der schnellen Einbindung aller Beteiligten per Workflow können Referenzschreiben viel schneller als bisher erstellt werden. Die Vergleichbarkeit wird ebenfalls erhöht.
In den vier Jahrzehnten ihres Bestehens hat die V-LINE EUROPE GmbH keine HR-Lösung als solche verwendet. Ein Großteil der Arbeit wurde mit Excel-Tabellen erledigt, während die Rekrutierung mit einem separaten Tool verwaltet wurde. Die Buchhaltung wurde (und wird immer noch) ausgelagert. Arne Hartmann, Director Global HR und seit Mai 2019 im Unternehmen, sagt: „Unser Ziel ist es, V-LINE als globales Unternehmen in Zukunft auch im Personalbereich noch professioneller zu positionieren und interne Prozesse zu verbessern.“ Daher wurde die Entscheidung getroffen, die Cloud-Lösung SAP SuccessFactors zu implementieren. Dadurch kann V-LINE alle HR-Themen zentral bündeln. „Eine digitale Mitarbeiterakte und eine Lösung, mit der Referenzschreiben standardisiert und transparent erstellt werden können, passen ideal zu dieser Strategie“, sagt Arne Hartmann.
Das HR-Team hatte die digitale Mitarbeiterakte im Hinblick auf die Implementierung von SAP SuccessFactors zunächst auf Eis gelegt. Die Erstellung von Rekrutierungs-, Onboardingungs-, Lernmanagement- und anderen HR-Prozessen war zunächst wichtiger als die Digitalisierung von Altdokumenten. Im Frühjahr 2021 wurden die vorhandenen Papiermappen in das PDF-Format konvertiert und in die digitale Mitarbeiterakte integriert. Alle neuen Personaldokumente fließen ab Stichtag X auch in digitale Mitarbeiterakten ein.
Beide Produkte — digitale Mitarbeiterakte und Referenzschreibengenerator — stammen von Centric; zum Zeitpunkt des Kaufs durch V-LINE waren es noch Produkte der EASY Software AG. V-LINE nutzt die neue Lösung seit Sommer 2020 zur Generierung von Referenzschreiben. Sie wurde über die metafinanz Informationssysteme GmbH erworben, einem Partner von EASY und jetzt Centric, der auch das gesamte SAP SuccessFactors-Projekt bei V-LINE betreut. Die technische Umsetzung lag in der Verantwortung des Centric-Teams.
„Unser Ziel ist es, V-LINE als global aufgestelltes Unternehmen in Zukunft auch im Personalbereich noch professioneller zu organisieren und interne Abläufe zu verbessern. Eine Lösung, mit der Referenzschreiben standardisiert und transparent erstellt werden können, passt ideal in diese Strategie.“ Arne Hartmann, Direktor Global HR
Die Software bietet vorgefertigte, anpassbare Textmodule
In der Vergangenheit wurde, wenn ein Referenzschreiben erstellt werden musste, zunächst eine Vorlage an den Manager gesendet, der die Aufgaben skizzierte und eine kurze Bewertung des Mitarbeiters vornahm. Die Personalabteilung musste dann alles abschreiben und große Anstrengungen unternehmen, um aus älteren Referenzen oder sogar Vorlagen in Büchern die passenden Formulierungen zu finden.
Die Software stellt nun für jede der verschiedenen Kategorien (Fachwissen, Weiterbildung, Auffassungs-, Denk- und Urteilsvermögen, Leistungsbereitschaft usw.) mehrere Textmodule zur Verfügung, die nur noch zusammengestellt werden müssen. Diese Module können von V-LINE weiterhin individuell angepasst werden. Um den standardisierten Prozess um weiteren individuellen Gestaltungsspielraum zu erweitern, berücksichtigte Centric auch das Feedback von V-LINE zur Produktverbesserung und fügte dem Produkt als zusätzliches Feature die Option des Word-Exports hinzu. Dadurch können nun einzelne Sätze oder einzelne Formulierungen zwischen den vorgefertigten Textbausteinen eingefügt werden. „Unsere Vorschläge für Ergänzungen stießen bei Centric immer auf offene Ohren“, freut sich Arne Hartmann.
Die Dinge müssen fließen
Isabelle Hutschenreuter, HR-Generalistin bei V-LINE: „Auch bei der Erstellung der verschiedenen Arten von Referenzen (wie Abschlussreferenz oder Zwischenreferenz) wählen wir den Mitarbeiter direkt aus SAP SuccessFactors aus; bei diesem Ansatz sind alle Personaldaten bereits automatisch im Dokument enthalten.“ Der Manager hat die Stellenbeschreibung zuvor per E-Mail gesendet; Sie müssen sie nur noch in das dafür vorgesehene Freitextfeld kopieren. „Dann klicken wir die jeweils passenden Textbausteine zusammen, und zwar so, dass sie auch stilistisch gut zusammenpassen.“ Das gibt dem Dokument einen guten Lesefluss. Schließlich kann der passende Abschlusswortlaut entsprechend dem Kündigungsgrund ausgewählt werden.
Ein Referenzschreiben innerhalb von 30 Minuten
Mit dieser Methode kann innerhalb von 30 Minuten ein aussagekräftiges Referenzschreiben mit der richtigen Struktur und in der gewünschten Sprache generiert werden. „Der gesamte Prozess ist transparent und wurde deutlich verkürzt“, sagt Isabelle Hutschenreuter. „Wenn heute ein Vorgesetzter oder Mitarbeiter ein Referenzschreiben von uns anfordert, hat er es zwei Tage später auf seinem Schreibtisch.“ In der Vergangenheit, als es über Microsoft Word erstellt wurde, dauerte dies einfach aufgrund der ständigen Nachverfolgung per E-Mail länger. Das Fehlerpotenzial war auch höher, Textpassagen waren im Nachhinein nicht korrekt und so weiter.
„Innerhalb von 30 Minuten kann die Lösung von Centric ein aussagekräftiges Referenzschreiben mit der richtigen Struktur und in der gewünschten Sprache erstellen. Der gesamte Prozess ist transparent und wurde erheblich verkürzt.“
Isabelle Hutschenreuter, Personaladministratorin bei V-LINE
Arbeitnehmervertreter unterstützen das neue Verfahren
Die Arbeitnehmervertreter von V-LINE standen dem Projekt „Automatisierte Referenzschreibengenerierung“ von Anfang an positiv gegenüber. Schließlich funktioniert es im Interesse der Mitarbeiter, die nicht lange auf ihre Referenzschreiben warten müssen, wie es in vielen anderen Unternehmen der Fall ist. Darüber hinaus ermöglicht die Standardisierung bei der Erstellung des Textes dank der klaren Formulierungen auch eine bessere Vergleichbarkeit.
Centric wird SAP SuccessFactors bald um einen Genehmigungsprozess erweitern. Auf dem Papier steht der Workflow bereits: Der Manager erhält in seiner Aufgaben-App eine Aufgabe zur Bewertung eines Mitarbeiters zum Zwecke der Erstellung eines Referenzschreibens und parallel dazu ein Bewertungsformular. Der Manager füllt das Bewertungsformular aus, das dann automatisch an die Personalabteilung gesendet wird, wo das Referenzschreiben erstellt und ausgedruckt wird, nachdem der Manager es erneut geprüft hat. Die Referenz wird dann als Datei direkt an die digitale Mitarbeiterakte gesendet — ein weiterer Schritt zur Optimierung des modernen Personalmanagements bei der V-LINE EUROPE GmbH.
