Rational AG, un fabricant international d'appareils de cuisine commerciaux, utilise SAP. L'entreprise utilise le générateur numérique de fichiers et de documents pour les employés de Centric en conjonction avec SAP SuccessFactors depuis 2022. Cette technologie a permis à l'entreprise de numériser et d'automatiser toute une série de processus RH, avec des gains indéniables en termes d'efficacité, de traçabilité et de conformité à toutes les obligations en matière de protection des données.

Le service central des ressources humaines de Rational AG compte 40 employés. Il utilise déjà le SAP HCM classique (sur site) pour la comptabilité des salaires et l'enregistrement des temps, ainsi que SAP SuccessFactors avec les modules Performance & Goals, Recruiting, Succession & Development et Employee Central.

L'entreprise est passée directement des dossiers papier aux dossiers électroniques des employés, en 2022, en pleine pandémie. L'accessibilité était une question pressante à cet égard : le personnel des ressources humaines devait pouvoir accéder à tous les dossiers des employés lorsqu'ils travaillaient à domicile. « Les fichiers électroniques sont plus faciles à rechercher et à stocker que les fichiers papier », explique Benjamin Kaiser, responsable des systèmes de gestion des ressources humaines et des rapports chez RATIONAL AG, en résumant les avantages de la gestion des fichiers numériques

La protection des données, la solution la plus simple

La protection des données était également une question importante pour l'entreprise. « Certains jours, envoyer quelqu'un aux archives papier prend toujours beaucoup de temps, car certains documents doivent être déchiquetés. Mais sous forme électronique, vous pouvez supprimer des documents en un clic de souris, fixer des délais de suppression et même les modifier rétrospectivement, ce qui constitue un avantage considérable », explique Kaiser.

« Nos équipes RH apprécient vraiment de travailler avec des fichiers électroniques. La quantité de formation requise était très faible car la solution de Centric s'explique d'elle-même. »

Benjamin Kaiser Responsable des systèmes de gestion du personnel et des rapports chez RATIONAL AG

Excellent support centré dans le processus d'achat

Pour sélectionner la bonne solution de classement, RATIONAL a établi une liste classique de critères, que l'équipe du projet a utilisée lors de l'examen des solutions proposées par différents fournisseurs. « Le critère décisif pour nous était l'intégration dans notre système de données de base SAP SuccessFactors », explique Matthias Schuffenhauer, responsable de la gestion des applications informatiques (SuccessFactors) chez RATIONAL. « L'assistance de Centric dans le processus d'achat a également été vraiment exceptionnelle. Cela a finalement été le facteur décisif pour nous, en plus du rapport coût-efficacité convaincant. »

En ce qui concerne Schuffenhauer, de nombreuses solutions leaders du marché sont comparables en termes de fonctionnalités. Cela signifie que la performance du fournisseur dans la mise en œuvre de la solution est d'autant plus importante, « et c'est là que Centric Consulting s'est vraiment démarquée grâce à son excellente gestion de projet ».

La première étape a consisté à introduire Centric Employee File dans la région DACH, qui comprend l'Allemagne (D), l'Autriche (A) et la Suisse (CH), où travaillent la majorité des plus de 2 600 employés du monde entier. Cela a été rapidement suivi par l'Amérique du Nord et le Mexique l'année suivante. De nombreux fichiers ont été importés très rapidement, mais il restait encore un grand nombre de documents papier, l'entreprise comptant de nombreux employés de longue date. La numérisation précédente des fichiers existants a été réalisée par un fournisseur de services de numérisation externe. RATIONAL a dû établir une limite claire à cet égard : toute personne qui faisait encore partie de l'entreprise à la date limite du 1er janvier 2022 recevait un nouveau dossier d'employé numérique, tandis que les dossiers de l'entreprise de tous les anciens employés étaient laissés sur papier.

La solution de Centric va de soi

Benjamin Kaiser : « Nos équipes RH apprécient vraiment de travailler avec des fichiers électroniques. La quantité de formation requise était très faible car la solution Centric s'explique d'elle-même. »

Une fois Centric Employee File entièrement mis en œuvre, l'équipe des ressources humaines s'est concentrée sur l'étape suivante : l'introduction de Document Builder. Cela signifie que les membres de l'équipe RH travaillent avec leurs modèles et documents Microsoft Word habituels, ce qui leur permet d'intégrer automatiquement les données de base et d'autres informations provenant de SAP HCM et SAP SuccessFactors.

« La connexion technique entre les produits de Centric et SAP SuccessFactors s'est déroulée sans heurts, et nous avons également pu intégrer les exigences spécifiques des clients qui ne sont pas couvertes par le système standard. »

Matthias Schuffenhauer Gestion des applications informatiques RH (SuccessFactors) chez RATIONAL AG

Document Builder simplifie considérablement les processus internes

Il existe désormais plus de 40 types de modèles de documents dans le système. RATIONAL utilise Document Builder pour créer la quasi-totalité des contrats nouveaux et modifiés pour ses employés dans les pays germanophones. Un flux de travail complexe a été mis en place à cette fin. Les assistants administratifs rédigent un contrat, les personnes partenaires le confirment, puis il est envoyé au service des salaires, qui saisit les modifications dans SAP.

Le Document Builder est déjà connecté au module de recrutement de SuccessFactors. Dès que suffisamment de données seront disponibles dans ce module, le service des ressources humaines préparera également les contrats de travail des nouveaux employés à l'aide de l'outil Centric. Elle utilise déjà le Document Builder pour créer des lettres de salaire annuelles standardisées pour la quasi-totalité des 1 600 employés en Allemagne.

Pour des raisons légales, RATIONAL n'utilise pas encore de signatures numériques via DocuSign ou d'autres outils. Néanmoins, la lettre de salaire électronique simplifie considérablement les processus internes. Les documents sont créés une seule fois, dotés d'un code-barres, signés, scannés, puis automatiquement affectés au fichier concerné.

« La création de documents avec Document Builder est désormais plus rapide et de meilleure qualité car les données sont déjà disponibles. Enfin, le classement par code-barres représente un énorme gain d'efficacité. »

Benjamin Kaiser, responsable des systèmes de gestion du personnel et des rapports chez RATIONAL AG

Lorsque la loi sur les opportunités de croissance entrera en vigueur, il s'attend à ce que les signatures numériques soient utilisées à tous les niveaux.

Qu'il s'agisse de créer de nouveaux types de documents ou des flux de travail supplémentaires, le responsable des systèmes de gestion du personnel et des rapports fait l'éloge de la rapidité de réponse de Centric, non seulement lors de la mise en œuvre du projet mais également lors des opérations en cours. « Ils acceptent immédiatement nos suggestions d'amélioration et les choses avancent vraiment : c'est le sentiment que nous avons avec Centric. »

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