Die Rational AG, ein internationaler Hersteller von gewerblichen Küchengeräten, ist SAP-Anwender. Das Unternehmen verwendet seit 2022 den digitalen Employee File and Document Builder von Centric in Verbindung mit SAP SuccessFactors. Diese Technologie hat es dem Unternehmen ermöglicht, eine ganze Reihe von HR-Prozessen zu digitalisieren und zu automatisieren — mit deutlichen Zuwächsen an Effizienz, Nachverfolgbarkeit und Einhaltung aller Datenschutzverpflichtungen.

Die zentrale Personalabteilung der Rational AG beschäftigt 40 Mitarbeiter. Sie nutzt bereits das klassische SAP HCM (vor Ort) für die Lohnabrechnung und Zeiterfassung sowie SAP SuccessFactors mit den Modulen Performance & Goals, Recruiting, Succession & Development und Employee Central.

Das Unternehmen stellte direkt von Papierakten auf elektronische Mitarbeiterakten um — 2022, mitten in der Pandemie. Barrierefreiheit war hier ein dringendes Problem: Die Personalabteilung musste in der Lage sein, auf alle Mitarbeiterdateien zuzugreifen, wenn sie von zu Hause aus arbeiteten. „Elektronische Akten sind einfacher zu durchsuchen und viel einfacher zu speichern als Papierakten“, fasst Benjamin Kaiser, Leiter People Systems & Reporting bei der RATIONAL AG, die Vorteile der digitalen Aktenverwaltung zusammen

Datenschutz, der einfachere Weg

Datenschutz war auch ein wichtiges Thema für das Unternehmen. „Es ist immer zeitaufwändig, an bestimmten Tagen jemanden in das Papierarchiv zu schicken, weil es Dokumente gibt, die geschreddert werden müssen. Aber in elektronischer Form kann man Dokumente per Mausklick löschen, Löschfristen festlegen und diese sogar nachträglich ändern — ein großer Vorteil „, so Kaiser.

„Unsere HR-Teams schätzen die Arbeit mit elektronischen Akten sehr. Der Schulungsaufwand war sehr gering, da die Lösung von Centric im Grunde selbsterklärend ist.“

Benjamin Kaiser Leiter People Systems & Reporting bei RATIONAL AG

Exzellenter Centric-Support im Kaufprozess

Um die richtige Ablagelösung auszuwählen, erstellte RATIONAL einen klassischen Kriterienkatalog, anhand dessen das Projektteam Lösungen verschiedener Anbieter in Betracht zog. „Das entscheidende Kriterium für uns war die Integration in unser SAP SuccessFactors-Stammdatensystem“, erklärt Matthias Schuffenhauer, IT Application Management HR (SuccessFactors) bei RATIONAL. „Die Unterstützung von Centric im Einkaufsprozess war ebenfalls wirklich außergewöhnlich gut. Das war letztlich der entscheidende Faktor für uns, neben dem überzeugenden Preis-Leistungsverhältnis.“

Für Schuffenhauer sind viele der marktführenden Lösungen in Bezug auf die Funktionalität vergleichbar. Umso wichtiger ist die Leistung des Anbieters bei der Implementierung der Lösung, „und hier hat sich Centric Consulting mit seinem exzellenten Projektmanagement wirklich hervorgetan“.

Der erste Schritt war die Einführung von Centric Employee File in der DACH-Region — bestehend aus Deutschland (D), Österreich (A) und der Schweiz (CH) —, wo die Mehrheit der über 2.600 Mitarbeiter weltweit arbeitet. Darauf folgten im darauffolgenden Jahr schnell Nordamerika und Mexiko. Viele Dateien wurden sehr schnell importiert, aber es gab immer noch eine große Anzahl von Papierdokumenten, da das Unternehmen viele langjährige Mitarbeiter hat. Die vorherige Digitalisierung der vorhandenen Dateien wurde von einem externen Scandienstleister durchgeführt. RATIONAL musste hier einen klaren Stichtag festlegen: Wer zum Stichtag 1. Januar 2022 noch im Unternehmen war, erhielt eine neue digitale Mitarbeiterakte, während die Unternehmensakten aller ehemaligen Mitarbeiter in Papierform übrig blieben.

Die Lösung von Centric ist selbsterklärend

Benjamin Kaiser: „Unsere HR-Teams schätzen die Arbeit mit elektronischen Akten sehr. Der Schulungsaufwand war sehr gering, da die Centric-Lösung im Grunde selbsterklärend ist.“

Nachdem Centric Employee File vollständig implementiert war, wandte sich das HR-Team dem nächsten Schritt zu: der Einführung von Document Builder. Das bedeutet, dass die Mitglieder des HR-Teams mit ihren vertrauten Microsoft Word-Vorlagen und Dokumenten arbeiten, sodass sie Stammdaten und andere Informationen aus SAP HCM und SAP SuccessFactors automatisch integrieren können.

„Die technische Verbindung zwischen den Produkten von Centric und SAP SuccessFactors verlief reibungslos, und wir konnten auch kundenspezifische Anforderungen integrieren, die vom Standardsystem nicht abgedeckt wurden.“

Matthias Schuffenhauer IT-Anwendungsmanagement HR (SuccessFactors) bei der RATIONAL AG

Document Builder vereinfacht interne Prozesse erheblich

Es gibt jetzt über 40 Dokumentvorlagentypen im System. RATIONAL verwendet Document Builder, um fast alle neuen und geänderten Verträge für seine Mitarbeiter im deutschsprachigen Raum zu erstellen. Zu diesem Zweck wurde ein komplexer Arbeitsablauf eingerichtet. Die Verwaltungsassistenten erstellen einen Vertrag, der von den Personalpartnern bestätigt wird. Anschließend wird er an die Lohnabteilung gesendet, die die Änderungen in SAP einträgt.

Der Document Builder ist bereits mit dem SuccessFactors Recruiting-Modul verbunden. Sobald in diesem Modul ausreichend Daten verfügbar sind, wird die Personalabteilung auch die Arbeitsverträge neuer Mitarbeiter mithilfe des Centric-Tool vorbereiten. Sie verwendet den Document Builder bereits, um standardisierte jährliche Gehaltsschreiben für fast alle 1.600 Mitarbeiter in Deutschland zu erstellen.

Aus rechtlichen Gründen verwendet RATIONAL noch keine digitalen Signaturen über DocuSign oder andere Tools. Dennoch vereinfacht der elektronische Gehaltsbrief interne Prozesse massiv. Dokumente werden einmalig erstellt, mit einem Barcode versehen, signiert, gescannt und dann automatisch der jeweiligen Datei zugeordnet.

„Das Erstellen von Dokumenten mit Document Builder ist jetzt schneller und von höherer Qualität, da die Daten bereits verfügbar sind. Und schließlich ist die Ablage per Barcode ein enormer Effizienzgewinn.“

Benjamin Kaiser, Leiter Personal, Systeme und Berichterstattung bei der RATIONAL AG

Wenn das Growth Opportunities Act in Kraft tritt, geht er davon aus, dass digitale Signaturen flächendeckend verwendet werden.

Ob neue Dokumenttypen oder zusätzliche Workflows erstellt werden müssen: Der Head of People Systems & Reporting lobt die Reaktionsgeschwindigkeit von Centric, nicht nur bei der Umsetzung des Projekts, sondern auch im laufenden Betrieb. „Sie akzeptieren unsere Verbesserungsvorschläge sofort und es geht wirklich voran: Das ist das Gefühl, das wir mit Centric haben.“

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