Ziehm Imaging est spécialisée dans le développement, la production et la commercialisation mondiale d'arceaux mobiles. Ce leader technologique connaît une croissance rapide, tout comme le volume de documents relatifs aux employés traités par le service des ressources humaines. Travailler avec des dossiers papier n'était plus dans l'air du temps. L'espace de bureau nécessaire pour héberger uniquement les dossiers des employés devenait un réel problème, et la tâche impopulaire du classement manuel prenait de plus en plus de temps. La nécessité d'accéder aux dossiers papier a également constitué un obstacle majeur au travail mobile, devenu une norme depuis la pandémie de COVID-19.

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Une solution facile à utiliser et à l'épreuve du temps

Ziehm Imaging s'efforce en permanence de numériser les processus et d'éviter le papier. La décision d'introduire le dossier numérique des employés était donc claire. Centric a été sélectionné comme produit et partenaire de mise en œuvre. L'équipe RH a particulièrement apprécié l'interface utilisateur intuitive et bien structurée, comme l'expliquent les deux chefs de projet, Sabine Pongratz et Michelle Rupp. Sabine Pongratz déclare : « Centric Employee File est très convivial, explicite et facile à utiliser, même pour les personnes qui travaillent rarement avec ce logiciel. »

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Les départements RH et informatiques étaient particulièrement intéressés par la possibilité de compléter à l'avenir la solution Centric Employee File par d'autres produits Centric afin de numériser progressivement de plus en plus de processus RH. La coopération entre le département des ressources humaines, l'informatique interne et Centric a été excellente lors de la mise en place progressive du dossier des employés de Centric, comme le soulignent les chefs de projet. La flexibilité du fournisseur de services de numérisation, qui a numérisé environ 600 dossiers d'employés, a également joué un rôle important pour garantir que le nouveau système puisse commencer à fonctionner à temps. Sabine Pongratz explique : « Chez Centric, nous avions déjà identifié une entreprise avec laquelle travailler pour la numérisation des fichiers papier avant le début du projet, une heureuse coïncidence de notre point de vue. »

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Numérisation efficace de 600 dossiers d'employés

Après avoir défini en interne la future structure de fichiers ainsi que le contenu et les types de documents, l'équipe des ressources humaines a souhaité préparer les fichiers papier pour la numérisation. Néanmoins, le temps nécessaire pour examiner et nettoyer tous les dossiers s'est avéré plus long que prévu initialement.

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Avec le dossier numérique des employés, les piles de papier sur nos bureaux et la tâche impopulaire et fastidieuse du classement manuel appartiennent au passé.

Sabine Pongratz
Assistante RH
Ziehm Imaging GmbH

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Grâce à la numérisation, nous travaillons selon des flux de travail efficaces et avons accès à tous les documents dont nous avons besoin, même en déplacement.

Michelle Rupp
Assistante RH
Ziehm Imaging GmbH

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Afin de respecter les délais du projet, la direction du projet a modifié la procédure : au lieu que l'entreprise fasse le tri préalable en interne, le prestataire de services a numérisé et pré-trié tous les documents. L'équipe des ressources humaines a alors pu consulter et supprimer des documents plus facilement et avec beaucoup moins d'efforts que ce qui aurait été nécessaire lors de la navigation manuelle dans des fichiers papier. Michelle Rupp souhaite transmettre ce conseil à d'autres entreprises :

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En externalisant les tâches de classification au fournisseur de services de numérisation, nous avons pu soulager notre équipe des ressources humaines des tâches de routine et respecter le calendrier serré du projet.

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Automatisation des tâches de routine

L'introduction d'une solution de fichiers numériques a radicalement changé les processus de travail des RH. Neuf employés des ressources humaines travaillent actuellement avec Centric Employee File. Les fichiers sont désormais accessibles n'importe où, même lorsque vous travaillez à domicile. Les réponses aux questions sont à portée de clic et il n'est plus nécessaire de chercher dans une pile de dossiers papier. Pour des raisons de protection des données, l'équipe des ressources humaines applique une politique de droits d'accès échelonnée. Conformément au principe du double contrôle, seuls le responsable des ressources humaines et les deux chefs de projet sont autorisés à supprimer les données après les avoir vérifiées.

Les tâches manuelles fastidieuses telles que la gestion des dossiers, le tri des fichiers, la perforation de trous dans les fichiers ou la photocopie ne sont plus nécessaires. Aujourd'hui, l'équipe des ressources humaines enregistre les pièces jointes des e-mails ou les documents scannés dans l'imprimante directement sous forme de fichiers numériques, qui sont donc toujours complets et à jour. Le classement manuel des dossiers papier, qui prenait auparavant deux heures par semaine aux étudiants en stage, appartient désormais au passé.

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Plus d'espace de bureau

Pour une entreprise en pleine croissance, le fait qu'il soit désormais si facile de créer de nouveaux fichiers présente un avantage significatif : lorsque le service des ressources humaines reçoit les contrats des nouveaux employés et saisit leurs données dans SAP, le dossier des employés est automatiquement généré avec les données de base déjà traitées. Le problème d'espace a également été résolu. Sabine Pongratz explique : « Nous ne conservons désormais que les documents papier légalement requis dans les classeurs, ce qui permet de gagner énormément de place. » Le département des ressources humaines dispose désormais de flux de travail modernes et est parfaitement préparé à la poursuite de la croissance de l'entreprise grâce à des mesures permettant d'économiser du temps et de l'espace. »