Ziehm Imaging ist auf die Entwicklung, Produktion und weltweite Vermarktung von mobilen C-Bogen spezialisiert. Dieser Technologieführer wächst schnell, ebenso wie das Volumen der von der Personalabteilung verarbeiteten Mitarbeiterdokumente. Die Arbeit mit Papierakten entsprach nicht mehr der Zeit. Der Büroraum, der allein für die Aufbewahrung der Mitarbeiterakten benötigt wurde, wurde zu einem echten Problem, und die unbeliebte Aufgabe der manuellen Ablage nahm immer mehr Zeit in Anspruch. Die Notwendigkeit, auf Papierakten zuzugreifen, war auch ein großes Hindernis für mobiles Arbeiten, das seit der COVID-19-Pandemie zum Standard geworden ist.

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Eine benutzerfreundliche und zukunftssichere Lösung

Ziehm Imaging ist stets bestrebt, Prozesse zu digitalisieren und Papier zu vermeiden. Die Entscheidung, die digitale Mitarbeiterakte einzuführen, war somit klar. Centric wurde als Produkt- und Implementierungspartner ausgewählt. Dem HR-Team gefiel besonders die intuitive und gut strukturierte Benutzeroberfläche, wie die beiden Projektmanagerinnen Sabine Pongratz und Michelle Rupp erklären. Sabine Pongratz sagt: „Centric Employee File ist sehr benutzerfreundlich und selbsterklärend und einfach zu bedienen, auch für Leute, die selten damit arbeiten. “

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Die Personal- und IT-Abteilungen waren besonders an der Option interessiert, die Centric Employee File-Lösung in Zukunft durch andere Produkte von Centric zu ergänzen, um sukzessive immer mehr HR-Prozesse zu digitalisieren. Bei der schrittweisen Einführung des Centric Employee File gab es eine hervorragende Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung, der internen IT und Centric, wie die Projektmanager betonen. Die Flexibilität des Scandienstleisters, der rund 600 Mitarbeiterakten digitalisierte, war ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass das neue System pünktlich den Betrieb aufnehmen konnte. Sabine Pongratz erklärt: „Wir bei Centric hatten bereits vor Projektbeginn ein Unternehmen identifiziert, mit dem wir beim Scannen der Papierakten zusammenarbeiten konnten — aus unserer Sicht ein glücklicher Zufall.“

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Effizientes Scannen von 600 Mitarbeiterakten

Nach der internen Definition der zukünftigen Dateistruktur sowie des Inhalts und der Dokumenttypen wollte das HR-Team die Papierakten für das Scannen vorbereiten. Dennoch erwies sich der Zeitaufwand für die Überprüfung und Bereinigung aller Dateien als länger als ursprünglich erwartet.

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Mit der digitalen Mitarbeiterakte gehören die Papierstapel auf unseren Schreibtischen und die unbeliebte und zeitaufwändige manuelle Ablage der Vergangenheit an.

Sabine Pongratz
Personalassistentin
Ziehm Imaging GmbH

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Durch die Digitalisierung arbeiten wir in effizienten Arbeitsabläufen und haben auch unterwegs Zugriff auf alle Dokumente, die wir benötigen.

Michelle Rupp
Personalassistentin
Ziehm Imaging GmbH

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Um die Projektfristen einzuhalten, änderte das Projektmanagement das Verfahren: Anstatt dass das Unternehmen die Vorsortierung im eigenen Haus durchführte, scannte und sortierte der Dienstleister alle Dokumente vor. Das HR-Team war dann in der Lage, Dokumente einfacher und mit deutlich weniger Aufwand einzusehen und zu löschen, als es beim manuellen Durchsuchen von Papierakten erforderlich gewesen wäre. Michelle Rupp möchte diesen Tipp an andere Unternehmen weitergeben:

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Durch die Auslagerung von Klassifizierungsaufgaben an den Scandienstleister konnten wir unserem HR-Team die Last der Routineaufgaben abnehmen und den engen Projektzeitplan einhalten.

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Automatisierung von Routineaufgaben

Die Einführung einer digitalen Aktenlösung hat die Arbeitsprozesse der Personalabteilung dramatisch verändert. Neun HR-Mitarbeiter arbeiten derzeit mit Centric Employee File. Auf Dateien kann jetzt überall zugegriffen werden, auch wenn Sie von zu Hause aus arbeiten. Antworten auf Fragen sind nur einen Klick entfernt und müssen nicht mehr in einem Stapel von Papierakten gesucht werden. Aus Datenschutzgründen verfolgt das HR-Team eine gestaffelte Richtlinie für Zugriffsrechte. Gemäß dem Prinzip der doppelten Kontrolle dürfen nur der Personalleiter und die beiden Projektmanager Daten löschen, nachdem sie überprüft wurden.

Zeitaufwändige manuelle Routinen wie das Hantieren von Ordnern, das Sortieren von Dateien, das Stanzen von Löchern in Dateien oder das Fotokopieren sind nicht mehr erforderlich. Heute speichert das HR-Team E-Mail-Anhänge oder im Drucker gescannte Dokumente direkt als digitale Dateien, die somit immer vollständig und aktuell sind. Das manuelle Ablegen von Papierakten, für das Praktikanten bisher zwei Stunden pro Woche benötigten, gehört der Vergangenheit an.

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Mehr Bürofläche

Für ein schnell wachsendes Unternehmen hat die Tatsache, dass es jetzt so einfach ist, neue Dateien zu erstellen, einen erheblichen Vorteil: Wenn die Personalabteilung die Verträge neuer Mitarbeiter erhält und deren Daten in SAP eingibt, wird die Mitarbeiterakte automatisch mit den bereits verarbeiteten Stammdaten generiert. Das Platzproblem wurde ebenfalls gelöst. Sabine Pongratz erklärt: „Wir bewahren jetzt nur noch die gesetzlich vorgeschriebenen Papierdokumente in den Aktenschränken auf, was enorm viel Platz spart.“ Jetzt verfügt die Personalabteilung über moderne Arbeitsabläufe und ist dank zeit- und platzsparender Maßnahmen perfekt auf das weitere Wachstum des Unternehmens vorbereitet.“