Avec ses marques Fressnapf et Maxi Zoo, le groupe Fressnapf est désormais représenté dans dix autres pays européens en plus de l'Allemagne. Dans les années à venir, la société de franchise prévoit d'étendre sa présence physique de manière significative avec plus de 800 nouveaux magasins. La boutique en ligne sera également progressivement déployée à l'international. Le siège de l'entreprise à Krefeld se considère comme un fournisseur de services et un lien pour les partenaires locaux.
Les RH s'appuient sur un environnement standard SAP efficace
Le siège social a introduit SAP HCM pour la gestion des ressources humaines en 2012. L'assurance qualité pour la comptabilité des salaires avec la solution SAP était initialement encore réalisée manuellement. Cependant, il était clair que les contrôles réguliers de la comptabilité des salaires devraient être automatisés, ne serait-ce qu'en raison de la croissance rapide du nombre d'employés. Une fois que les responsables des départements RH et informatiques se sont familiarisés avec le nouveau système SAP, l'étape suivante a consisté à choisir de fournir une solution de système de contrôle interne (ICS) pour SAP HCM.
Centric était déjà connue de l'entreprise. Étant donné que les modules complémentaires conviviaux et faciles à mettre en œuvre pour SAP HCM répondaient exactement aux exigences du département des ressources humaines, les outils Centric ICS PLK et PLX ont été initialement introduits en 2013 pour l'assurance qualité de la comptabilité des salaires.
La mesure de numérisation est arrivée à point nommé : depuis le lancement de Centric Tools, le nombre de relevés de paie vérifiés par les entreprises allemandes a doublé, passant de 2 000 à environ 4 000 aujourd'hui, et une nouvelle croissance est prévisible en raison de la stratégie de croissance déclarée.
Étape par étape vers un système de contrôle interne (ICS) complet pour SAP
En collaboration avec PLK et PLX, le programme d'audit des données de base MADAP PA a également été introduit pour vérifier la plausibilité des données de base du personnel avant chaque cycle de paie. Parmi les autres étapes d'expansion, citons l'ajout de l'outil de comparaison et de calcul VBT2, l'extension du programme d'audit des données de base pour inclure le composant OM et l'outil d'audit PLK_AT pour les sites autrichiens. L'introduction d'autres outils Centric est déjà envisagée. Janine Thiele, responsable de SAP HCM chez Fressnapf, note :
« Comme tous les outils Centric peuvent être intégrés les uns aux autres, nous pouvons les utiliser pour créer étape par étape un ICS modulaire complet pour SAP HCM. »
Gestion durable de la qualité des données
Avec Centric Tools, l'équipe RH de Krefeld a mis en place des processus réguliers d'assurance qualité et de reporting pour la comptabilité des salaires. Au total, jusqu'à 20 utilisateurs utilisent régulièrement les outils. Alors que l'audit mensuel des salaires avec PLK, PLX et PLK_AT couvre les sites allemands et autrichiens, les outils MADAP et VBT2 sont utilisés pour analyser les données de toutes les entreprises nationales qui travaillent avec SAP.
MADAP est désormais utilisé pour vérifier les données de base d'environ 10 000 employés chaque mois. Les structures organisationnelles hétérogènes des différentes filiales nationales ont également été harmonisées avec l'aide de MADAP OM. En tant que système source pour les systèmes en aval, la gestion organisationnelle garantit désormais une dénomination uniforme des unités organisationnelles selon les pays et les sujets, ainsi qu'une qualité de données fiable.
Contrôle flexible du personnel
Les contrôleurs RH utilisent l'outil VBT pour créer des rapports mensuels standard. Des analyses ad hoc flexibles leur permettent également de répondre à tout moment aux questions spontanées du groupe. Janine Thiele, responsable du HCM, considère que la simple évaluation des différentes sources de données SAP dans un seul outil constitue un avantage significatif :
« Au lieu d'utiliser des requêtes SAP complexes et Excel, nos contrôleurs RH peuvent utiliser VBT2 pour relier toutes les données SAP en un clic de souris et les évaluer en combinaison. »
Les données relatives aux employés et à la paie peuvent notamment être consolidées dans VBT2 et analysées et traitées à l'aide de formules stockées, de requêtes prédéfinies et de filtres. Les contrôleurs RH utilisent VBT2, par exemple, pour simuler le calcul des bonus, communiquer les chiffres clés internationaux pour le contrôle financier ou simuler l'impact financier des modifications de contrat sur les prévisions et le plan annuel.
Des avantages tangibles dans divers domaines du travail des ressources humaines
En automatisant la comptabilité des salaires, les rapports et la maintenance des données, Fressnapf gagne un temps considérable sur les tâches de routine grâce aux outils Centric. Le traitement manuel des listes Excel, sujet à des erreurs, a également été éliminé dans de nombreux domaines. Les responsables des ressources humaines peuvent désormais être assurés que la comptabilité des salaires est précise et que la qualité des données est élevée. Un autre avantage important est la fiabilité des rapports internationaux grâce à la haute qualité des données en matière de gestion organisationnelle et de données de référence.
Le service informatique apprécie également la facilité d'utilisation des outils Centric, à la fois lors de la mise en œuvre et de l'exploitation continue. Le contrôle et l'administration sont entièrement gérés en interne et Centric est disponible pour répondre à toutes vos questions. Grâce aux mises à jour régulières fournies par Centric, l'ICS de Fressnapf est toujours à jour, tant sur le plan technique que fonctionnel. Janine Thiele ajoute :
« En important les ordres de transport fournis dans nos systèmes SAP, les outils Centric sont faciles à mettre en œuvre et peuvent être utilisés immédiatement. Comme nous avions reçu des versions de test à l'avance, nous avons pu tester les applications au préalable et définir en détail nos exigences en matière de personnalisation de Centric Tools. »
