Mit ihren Marken Fressnapf und Maxi Zoo ist die Fressnapf-Gruppe neben Deutschland inzwischen in zehn weiteren europäischen Ländern vertreten. In den kommenden Jahren plant das Franchise-Unternehmen, seine stationäre Präsenz mit mehr als 800 neuen Filialen deutlich auszubauen. Der Online-Shop wird auch schrittweise international eingeführt. Die Unternehmenszentrale in Krefeld versteht sich als Dienstleister und Bindeglied für lokale Partner.

HR setzt auf eine effiziente SAP-Standardumgebung

Die Zentrale führte 2012 SAP HCM für das Personalmanagement ein. Die Qualitätssicherung für die Lohnabrechnung mit der SAP-Lösung wurde zunächst noch manuell durchgeführt. Es war jedoch klar, dass die regelmäßigen Prüfungen der Gehaltsabrechnung automatisiert werden mussten, schon allein aufgrund der schnell wachsenden Mitarbeiterzahl. Nachdem sich die Verantwortlichen in den Personal- und IT-Abteilungen mit dem neuen SAP-System vertraut gemacht hatten, bestand der nächste Schritt darin, sich für die Bereitstellung einer Internen kontrollsystems (IKS) -Lösung für SAP HCM zu entscheiden.

Centric war dem Unternehmen bereits bekannt. Da die benutzerfreundlichen, einfach zu implementierenden Add-Ons für SAP HCM exakt den Anforderungen der Personalabteilung entsprachen, wurden 2013 zunächst die Centric IKS-Tools PLK und PLX zur Qualitätssicherung der Lohnbuchhaltung eingeführt.

Die Digitalisierungsmaßnahme kam genau zum richtigen Zeitpunkt: Seit der Einführung von Centric Tools hat sich die Zahl der von deutschen Unternehmen geprüften Gehaltsabrechnungen von 2.000 auf heute rund 4.000 verdoppelt — und weiteres Wachstum ist aufgrund der erklärten Wachstumsstrategie absehbar.

Schritt für Schritt zu einem umfassenden Internen Kontrollsystem (IKS) für SAP

Zusammen mit PLK und PLX wurde auch das Master Data Audit Program MADAP PA eingeführt, um Personalstammdaten vor jedem Abrechnungslauf auf Plausibilität zu überprüfen. Weitere Ausbauschritte umfassten die Hinzufügung des Vergleichs- und Berechnungstools VBT2, die Erweiterung des Master Data Audit Program um die OM-Komponente und das Audit-Tool PLK_AT für die österreichischen Standorte. Die Einführung weiterer Centric-Tools wird bereits erwogen. Janine Thiele, bei Fressnapf verantwortlich für SAP HCM, stellt fest:

„Da alle Centric-Tools miteinander integriert werden können, können wir sie verwenden, um Schritt für Schritt ein umfassendes modulares ICS für SAP HCM aufzubauen.“

Nachhaltiges Datenqualitätsmanagement

Mit Centric Tools hat das HR-Team in Krefeld regelmäßige Qualitätssicherungs- und Reporting-Prozesse für die Gehaltsabrechnung etabliert. Insgesamt arbeiten bis zu 20 Benutzer regelmäßig mit den Tools. Während die monatliche Gehaltsabrechnungsprüfung mit PLK, PLX und PLK_AT die deutschen und österreichischen Standorte abdeckt, werden die Tools MADAP und VBT2 verwendet, um Daten aller nationalen Unternehmen zu analysieren, die mit SAP zusammenarbeiten.

MADAP wird heute verwendet, um jeden Monat die Stammdatensätze von rund 10.000 Mitarbeitern zu überprüfen. Die heterogenen Organisationsstrukturen der verschiedenen Landesgesellschaften wurden ebenfalls mit Hilfe von MADAP OM harmonisiert. Als Quellsystem für nachgelagerte Systeme sorgt das Organisationsmanagement nun für eine länder- und themenübergreifende einheitliche Benennung der Organisationseinheiten sowie für eine zuverlässige Datenqualität.

Flexibles Personalcontrolling

HR-Controller verwenden das VBT-Tool, um monatliche Standardberichte zu erstellen. Flexible Ad-hoc-Analysen ermöglichen es ihnen auch, jederzeit spontane Fragen aus der Gruppe zu beantworten. HCM-Managerin Janine Thiele sieht in der einfachen Auswertung verschiedener SAP-Datenquellen in einem Tool einen wesentlichen Vorteil:

„Anstatt komplexe SAP-Abfragen und Excel zu verwenden, können unsere HR-Controller mit VBT2 alle SAP-Daten mit einem Mausklick verknüpfen und in Kombination auswerten.“

Unter anderem können Mitarbeiter- und Gehaltsabrechnungsdaten in VBT2 konsolidiert und mithilfe von gespeicherten Formeln, vordefinierten Abfragen und Filtern analysiert und verarbeitet werden. HR-Controller verwenden VBT2 beispielsweise, um Bonusberechnungen zu simulieren, internationale Kennzahlen für das Finanzcontrolling zu melden oder die finanziellen Auswirkungen von Vertragsänderungen auf die Prognose und den Jahresplan zu simulieren.

Konkrete Vorteile in verschiedenen Bereichen der Personalarbeit

Durch die Automatisierung der Gehaltsabrechnung, des Reportings und der Datenpflege spart Fressnapf mit den Tools von Centric viel Zeit bei Routineaufgaben. Die fehleranfällige manuelle Verarbeitung von Excel-Listen wurde ebenfalls in vielen Bereichen eliminiert. Personalmanager können sich jetzt darauf verlassen, dass die Gehaltsabrechnung korrekt und die Datenqualität hoch ist. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die zuverlässige internationale Berichterstattung aufgrund der hohen Datenqualität im Organisationsmanagement und in den Stammdaten.

Die IT-Abteilung schätzt auch die Benutzerfreundlichkeit der Centric-Tools, sowohl bei der Implementierung als auch im laufenden Betrieb. Steuerung und Verwaltung werden vollständig intern abgewickelt, und Centric steht für alle Fragen zur Verfügung. Dank der regelmäßigen Updates von Centric ist das ICS von Fressnapf sowohl technisch als auch funktionell immer auf dem neuesten Stand. Janine Thiele fügt hinzu:

„Durch den Import der bereitgestellten Transportaufträge in unsere SAP-Systeme sind die Centric Tools einfach zu implementieren und können sofort verwendet werden. Da uns vorab Testversionen zur Verfügung gestellt wurden, konnten wir die Anwendungen im Vorfeld auf Herz und Nieren prüfen und unsere Anforderungen an die Anpassung der Centric Tools detailliert spezifizieren.“

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