CH Media travaillait déjà avec un dossier personnel électronique depuis un certain temps ; celui-ci faisait partie de l'ancien logiciel de gestion du personnel d'un fournisseur tiers. En revanche, l'entreprise a traité le paiement des salaires avec SAP HCM. La stratégie cloud de SAP et le fait qu'il y avait des redondances entre les deux systèmes ont conduit à la décision de s'appuyer sur SAP SuccessFactors à l'avenir. Les modules utilisés sont SAP SuccessFactors Employee Central (EC), SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP), SAP SuccessFactors Onboarding et SAP SuccessFactors EC Time Tracking.

Pour le département des ressources humaines, c'était la première fois qu'ils travaillaient avec SAP, car l'équipe de paie de SAP HCM est basée au département financier de CH Media. Les deux équipes travaillent désormais avec le même système.

Le projet a débuté en août 2023 ; en juin 2024, SAP SuccessFactors et Centric Employee File ont été mis en service en parallèle. Centric a repris la structure de données de l'ancienne solution de gestion des fichiers du personnel et a migré les dossiers existants. La mise en œuvre de Centric Employee File aurait été possible encore plus tôt, mais Centric a été guidée par le calendrier de mise en œuvre de SAP SuccessFactors.

Recherche en texte intégral et gestion des modèles en tant qu'USP de Centric Employee File

Barbara Müller, membre de l'équipe de projet et aujourd'hui responsable senior des systèmes RH chez CH Media : « Le fournisseur a réalisé un travail de coordination convaincant avec l'équipe du projet et le partenaire de mise en œuvre de SuccessFactors. Ce dernier nous avait initialement suggéré différents fournisseurs lors de la sélection d'une solution de fichiers qui correspondrait à SuccessFactors.

Avec Centric, nous avons trouvé la recherche textuelle particulièrement intéressante. Vous pouvez rechercher un mot dans tous les documents, même dans tous les fichiers. Ce que nous avons apprécié dans Document Builder, c'est la maintenance et la gestion des modèles, qui sont très faciles à manipuler par rapport aux autres produits. »

D'autres clients témoignent de la bonne coopération avec Centric

Les informations fournies par les clients de référence étaient particulièrement instructives pour Barbara Müller et son équipe de projet. Ils ont tous décrit la collaboration avec Centric comme étant simple. « Les membres de l'équipe de projet Centric étaient disponibles comme convenu », explique Sandra Wittmer, qui a accompagné le projet en tant que consultante RH indépendante et chef de projet RH.

« Les membres de l'équipe de projet Centric étaient toujours disponibles rapidement et tous les délais ont été respectés. C'est ainsi que devrait fonctionner une collaboration simple et efficace. »

Sandra Wittmer, chef de projet/consultante en ressources humaines, Wittmer Consulting

Le service des ressources humaines crée de nouveaux documents avec le Centric Document Builder, et les documents finis peuvent ensuite être classés directement dans le dossier personnel. Ou quelqu'un télécharge un document lors de l'intégration.

Synchronisation automatique entre SAP SuccessFactors et les dossiers du personnel

Les documents sont généralement enregistrés uniquement dans SAP SuccessFactors ; toutefois, comme ils sont obligatoires dans le fichier, Centric a créé une fonction de synchronisation qui extrait le fichier depuis SAP SuccessFactors.

Pour vraiment mettre le générateur de documents à l'épreuve, l'équipe de projet de CH Media a sélectionné des modèles particulièrement difficiles. Il s'agissait notamment de demandes de formation complémentaire, y compris le remboursement des frais. Ou des contrats de travail : chacun comporte des modules de texte différents, en fonction du niveau de gestion. Les logos des différentes marques de l'entreprise de médias doivent également y être intégrés et les listes ou pièces jointes correspondantes doivent être incluses si une certaine phrase est incluse.

30 modèles de documents ont déjà été créés

Plus il y a de modules de texte et de combinaisons, plus le modèle est complexe. Centric a fourni une assistance pour le premier de ces modèles de documents, mais les collègues des services RH ont rapidement appris à les générer eux-mêmes. Il existe désormais 30 modèles, en allemand et en français. Lorsqu'un nouveau document est créé, les données de base actuelles sont transférées directement depuis SAP HCM ou SAP SuccessFactors et les documents finis sont stockés dans les dossiers personnels.

Des flux de travail basés sur le dossier ont été mis en place pour le remboursement des frais de formation, par exemple. « Un collègue de l'équipe de spécialistes a été étonné de la facilité et de la rapidité avec lesquelles cela fonctionne », déclare Sandra Wittmer. La personne en question ouvre la vignette, télécharge le document et, en un clic de plus, c'est réglé pour elle. L'utilisateur final est informé des informations qu'il doit remplir. Auparavant, ils devaient scanner le document de candidature, l'envoyer par e-mail et trouver d'abord le bon destinataire. Le nouveau processus de candidature profite aux utilisateurs finaux en particulier, mais également aux employés des ressources humaines. ‍

Barbara Müller : « Ils n'ont plus besoin de rien transmettre, de transférer des données manuellement, etc. », précise-t-elle. Rien que ce processus leur permet de gagner du temps entre 30 et 50 %, ce qui représente un gain d'efficacité. »

Le classement automatique des documents dans le dossier personnel une fois qu'un processus est passé par les différentes stations du flux de travail et a été signé par Docusign dans chaque cas permet de gagner du temps.

CH Media utilise des signatures électroniques avec DocuSign pour divers processus RH, tels que la conclusion d'un contrat de travail, qui en Suisse est généralement conclu par écrit. Flux de travail automatisés, création simplifiée de documents, classement transparent et passage à la gestion de la paie : chez CH Media, la combinaison des produits SAP SuccessFactors et Centric a fait ses preuves dès le premier jour.

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