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Geschäftsführer: Steven Wernike, Jens-Peter Hess, Guido Winkelman
CH Media führt Centric Employee File und Document Builder ein
CH Media hat einfach getan, wovor manche Unternehmen zurückschrecken: SAP SuccessFactors einzuführen und gleichzeitig auf die bestehende digitale Personalakte umzusteigen. Neben Centric Employee File führte das Medienunternehmen auch Document Builder ein.
CH Media arbeitete bereits seit einiger Zeit mit einer elektronischen Personalakte; sie war Teil der bisherigen Personalverwaltungssoftware eines Drittanbieters. Im Gegensatz dazu wickelte das Unternehmen Gehaltszahlungen mit SAP HCM ab. Die Cloud-Strategie von SAP und die Tatsache, dass es Redundanzen zwischen den beiden Systemen gab, führten zu der Entscheidung, in Zukunft auf SAP SuccessFactors zu setzen. Die verwendeten Module sind SAP SuccessFactors Employee Central (EC), SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP), SAP SuccessFactors Onboarding und SAP SuccessFactors EC Time Tracking.
Für die Personalabteilung war es das erste Mal, dass sie mit SAP zusammengearbeitet haben, da das Gehaltsabrechnungsteam für SAP HCM in der Finanzabteilung von CH Media angesiedelt ist. Jetzt arbeiten beide Teams mit demselben System.
Das Projekt begann im August 2023; im Juni 2024 gingen SAP SuccessFactors und Centric Employee File parallel live. Centric übernahm die Datenstruktur der vorherigen Personalaktenlösung und migrierte die bestehenden Dossiers. Die Implementierung von Centric Employee File wäre noch früher möglich gewesen, aber Centric ließ sich vom Implementierungsplan von SAP SuccessFactors leiten.
Volltextsuche und Vorlagenmanagement als Alleinstellungsmerkmale von Centric Employee File
Barbara Müller, Mitglied des Projektteams und jetzt Senior HR Systems Manager bei CH Media: „Der Anbieter hat zusammen mit dem Projektteam und dem Implementierungspartner von SuccessFactors eine überzeugende Arbeit geleistet. Letzterer hatte uns bei der Auswahl einer Dateilösung, die SuccessFactors entsprechen würde, zunächst verschiedene Anbieter vorgeschlagen.
Bei Centric fanden wir die Textsuche besonders spannend. Sie können in allen Dokumenten nach einem Wort suchen, auch dateiübergreifend. Was uns an Document Builder gefallen hat, war die Pflege und Verwaltung der Vorlagen, die im Vergleich zu anderen Produkten sehr einfach zu handhaben sind.“
Andere Kunden bezeugen eine reibungslose Zusammenarbeit mit Centric
Die Informationen der Referenzkunden waren für Barbara Müller und ihr Projektteam besonders informativ. Sie alle bezeichneten die Zusammenarbeit mit Centric als unkompliziert. „Die Mitglieder des Centric-Projektteams standen wie vereinbart zur Verfügung“, berichtet Sandra Wittmer, die das Projekt als unabhängige Personalberaterin und HR-Projektleiterin begleitete.
„Die Mitglieder des Centric-Projektteams waren immer schnell verfügbar und alle Zeitpläne wurden eingehalten. So sollte eine unkomplizierte, effiziente Zusammenarbeit funktionieren.“
Die Personalabteilung erstellt neue Dokumente mit dem Centric Document Builder, und die fertigen Dokumente können dann direkt in der Personalakte abgelegt werden. Oder jemand lädt während des Onboardings ein Dokument hoch.
Automatische Synchronisation zwischen SAP SuccessFactors und Personalakten
Die Dokumente werden in der Regel nur in SAP SuccessFactors gespeichert. Da sie jedoch in der Datei benötigt werden, hat Centric eine Synchronisationsfunktion erstellt, die die Datei von SAP SuccessFactors abruft.
Um den Dokumentengenerator wirklich auf Herz und Nieren zu testen, wählte das Projektteam von CH Media einige besonders schwierige Vorlagen aus. Dazu gehörten auch Anträge auf Fortbildung, einschließlich der Kostenerstattung. Oder Arbeitsverträge: jeweils mit unterschiedlichen Textbausteinen, je nach Führungsebene. Die Logos der verschiedenen Marken des Medienunternehmens müssen ebenfalls in sie integriert werden und die entsprechenden Auflistungen oder Anlagen müssen beigefügt werden, wenn ein bestimmter Satz enthalten ist
30 Dokumentvorlagen wurden bereits erstellt
Je mehr Textmodule und Kombinationen, desto komplexer die Vorlage. Centric bot Unterstützung für die erste dieser Dokumentvorlagen, aber die Kollegen von HR Services lernten schnell, wie man sie selbst generiert. Inzwischen gibt es 30 Vorlagen, auf Deutsch und Französisch. Wenn ein neues Dokument erstellt wird, werden die aktuellen Stammdaten direkt aus SAP HCM oder SAP SuccessFactors übernommen und die fertigen Dokumente werden in den Personalakten gespeichert.
Auf der Datei basierende Workflows wurden beispielsweise für die Erstattung von Schulungskosten eingerichtet. „Ein Kollege aus dem Spezialistenteam war erstaunt, wie einfach und schnell das funktioniert“, sagt Sandra Wittmer. Die betreffende Person öffnet die Kachel, lädt das Dokument hoch und mit einem weiteren Klick ist die Angelegenheit für sie erledigt. Dem Endbenutzer wird gesagt, was er ausfüllen soll. Bisher mussten sie das Antragsdokument scannen, per E-Mail versenden und zunächst den richtigen Adressaten finden. Das neue Bewerbungsverfahren kommt vor allem Endanwendern, aber auch Mitarbeitern der Personalabteilung zugute.
Barbara Müller: „Sie müssen nichts mehr weiterleiten, Daten per Hand übertragen usw.“, sagt sie. Allein bei diesem Verfahren sparen sie zwischen 30 und 50 Prozent an Zeit — ein Effizienzsprung.“
Eine weitere Zeitersparnis resultiert aus der automatisierten Ablage von Dokumenten in der Personalakte, nachdem ein Prozess die verschiedenen Stationen im Workflow durchlaufen hat und jeweils von Docusign signiert wurde.
CH Media verwendet elektronische Signaturen mit DocuSign für verschiedene HR-Prozesse, wie zum Beispiel den Abschluss eines Arbeitsvertrags — der in der Schweiz in der Regel schriftlich abgeschlossen wird. Automatisierte Workflows, einfachere Dokumentenerstellung, transparente Ablage und der Sprung zur Gehaltsabrechnung — bei CH Media hat sich die Kombination aus SAP SuccessFactors und Centric-Produkten vom ersten Tag an bewährt.
