Le spécialiste des technologies de refroidissement STULZ numérise son département des ressources humaines à son siège social de Hambourg. En introduisant le fichier numérique Centric Employee File, elle a jeté les bases de processus documentaires RH modernes, et Centric Document Builder est sur le point de suivre. Cela permettra de moderniser et d'automatiser les processus RH étape par étape.

STULZ est l'un des fournisseurs de solutions les plus importants et les plus performants au monde dans le domaine de la climatisation pour l'industrie de l'information et des télécommunications. L'entreprise familiale est dirigée par STULZ GmbH à Hambourg, qui abrite également le département central des ressources humaines des filiales allemandes. Le département des ressources humaines travaille avec SAP HCM et se prépare actuellement à passer à SAP H4S4. Pour ses processus documentaires RH, le siège de Hambourg souhaitait introduire la bonne solution de gestion numérique des dossiers des employés.

Le client travaille avec Centric parce qu'il a préféré une solution conviviale

Lors de la sélection d'un produit, il était donc important que le logiciel soit évolutif et compatible avec les différentes versions du système SAP HR. Une intégration technique étroite avec SAP était une exigence fondamentale pour STULZ.

C'est en tenant compte de ces exigences que l'entreprise a sélectionné Centric Employee File. Cependant, le facteur décisif pour les experts en ressources humaines a été la facilité d'utilisation des produits Centric. André Gwiasda, le chef de projet responsable de la mise en place du dossier numérique des employés, explique :

« Centric Employee File nous a impressionnés en tant que solution de navigation étroitement intégrée à SAP et offrant un haut niveau d'utilisabilité. Son utilisation est pratique et intuitive. »

Digitalisation stratégique avec les outils Centric

Pour STULZ, le fichier numérique constitue une étape fondamentale vers la numérisation complète des processus RH basés sur des documents. Outre la solution de gestion des fichiers, l'entreprise a également acheté Centric Document Builder pour la création automatisée de documents et l'introduira dans la deuxième phase du projet. Les autres étapes de la stratégie de numérisation seront l'intégration des signatures électroniques et la mise en place de self-services pour les employés, qui pourront ensuite créer et imprimer automatiquement des certificats eux-mêmes, par exemple.

Xayambe : mise en œuvre fluide avec une entreprise partenaire de Centric

L'introduction d'Employee File a été soutenue par Xayambe, partenaire de Centric, avec qui STULZ collabore également dans d'autres domaines. Xayambe a géré la mise en œuvre et a assuré la formation des administrateurs et des utilisateurs, tandis que Centric est responsable du support produit. L'équipe interne de STULZ connaît bien les commandes du système ; elle peut apporter des modifications au système lui-même et répondre aux questions des utilisateurs des ressources humaines. Avec Centric et Xayambe, les administrateurs ont également accès à des partenaires compétents qui peuvent répondre rapidement à des exigences particulières en cas de besoin.

Cinq mois entre le test et la mise en service

Le point de départ de STULZ était un vaste inventaire de dossiers papier conservés dans des archives au sous-sol. Seuls les dossiers des employés actifs devaient être scannés et transférés vers le système. L'application Centric Scan2EmployeeFile a joué un rôle essentiel en permettant à l'entreprise de numériser les documents RH, car elle permet une numérisation tardive à l'aide d'appareils multifonctions. Après la migration, la solution système a été mise en service avec environ 900 dossiers numériques d'employés.

Le projet de mise en œuvre a duré environ cinq mois entre la phase de test et la mise en service. Le système Centric Cloud a été rapide à installer, car tous les produits Centric sont techniquement conçus pour une mise en œuvre rapide dans l'environnement SAP. La majeure partie du temps a été consacrée à l'analyse de l'inventaire des fichiers. L'équipe du projet ayant prévu suffisamment de temps pour cela, la solution de gestion des fichiers a pu être mise en ligne dans les délais.

L'objectif principal du département des ressources humaines en mettant en œuvre Centric Employee File était d'économiser du papier, de gagner du temps et de se déplacer vers les archives du sous-sol. André Gwiasda confirme que les objectifs du projet ont été atteints :

« Le classement est beaucoup plus facile et plus rapide avec Centric Employee File. L'impression et l'envoi de documents appartiennent au passé, et les visites aux archives du sous-sol constituent désormais une exception. »

Des expériences positives avec les outils d'audit et de conformité de Centric

Le service des ressources humaines de STULZ utilise les outils d'audit et de conformité de Centric depuis 2023. Les experts RH ont également choisi les outils d'audit et de conformité de Centric en raison de leur facilité d'utilisation.

Aujourd'hui, les processus de supervision au sein des ressources humaines sont soutenus par le système, transparents et résistants aux audits grâce à une documentation automatique. L'application des outils d'audit va de soi, de sorte que même les nouveaux employés peuvent être inclus dans le processus d'audit standardisé sans formation approfondie.

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