Der Kühltechnikspezialist STULZ digitalisiert seine Personalabteilung am Hauptsitz in Hamburg. Mit der Einführung der digitalen Centric Employee File wurde der Grundstein für moderne HR-Dokumentenprozesse gelegt. Centric Document Builder wird folgen. Dadurch können HR-Prozesse Schritt für Schritt modernisiert und automatisiert werden.
STULZ ist einer der weltweit größten und erfolgreichsten Lösungsanbieter im Bereich der Klimatechnik für die Informations- und Telekommunikationsbranche. Das Familienunternehmen wird von der STULZ GmbH in Hamburg geführt, in der sich auch die zentrale Personalabteilung der deutschen Tochtergesellschaften befindet. Die Personalabteilung arbeitet mit SAP HCM und bereitet derzeit die Umstellung auf SAP H4S4 vor. Für ihre Personaldokumentenprozesse wollte die Hamburger Zentrale die richtige digitale Mitarbeiteraktenlösung einführen.
Der Kunde arbeitet mit Centric zusammen, weil eine benutzerfreundliche Lösung bevorzugt wurde
Bei der Auswahl eines Produkts war es daher wichtig, dass die Software zukunftssicher und mit den verschiedenen Versionen des SAP-HR-Systems kompatibel ist. Eine enge technische Integration mit SAP war eine Grundvoraussetzung für STULZ.
Unter Berücksichtigung dieser Anforderungen hat das Unternehmen Centric Employee File in die engere Wahl gezogen. Ausschlaggebend für die HR-Experten war jedoch die benutzerfreundliche Bedienbarkeit der Centric-Produkte. André Gwiasda, der für die Einführung der digitalen Mitarbeiterakte zuständige Projektleiter, erklärt:
„Centric Employee File hat uns als Browserlösung beeindruckt, die eng in SAP integriert ist und ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit bietet. Sie ist bequem und intuitiv zu bedienen.“
Strategische Digitalisierung mit Centric-Tools
Für STULZ ist die digitale Akte ein grundlegender Schritt zur umfassenden Digitalisierung dokumentenbasierter Personalprozesse. Neben der Dateilösung hat das Unternehmen auch Centric Document Builder für die automatisierte Dokumentenerstellung gekauft und führt ihn in der zweiten Phase des Projekts ein. Weitere Schritte der Digitalisierungsstrategie werden die Integration von E-Signaturen und die Einrichtung von Self-Services für Mitarbeiter sein, die dann beispielsweise Zertifikate automatisch selbst erstellen und drucken können.
Xayambe: Reibungslose Implementierung mit einem Partnerunternehmen von Centric
Die Einführung von Employee File wurde vom Centric-Partner Xayambe unterstützt, mit dem STULZ auch in anderen Bereichen zusammenarbeitet. Xayambe kümmerte sich um die Implementierung und bot Schulungen für Administratoren und Anwender an, während Centric für den Produktsupport zuständig ist. Das interne Team von STULZ kennt sich mit den Systemsteuerungen bestens aus; es kann Anpassungen am System selbst vornehmen und Fragen von HR-Benutzern beantworten. Mit Centric und Xayambe haben Administratoren außerdem Zugriff auf kompetente Partner, die bei speziellen Anforderungen bei Bedarf schnell weiterhelfen können.
Fünf Monate vom Test bis zur Live-Übertragung
Ausgangspunkt bei STULZ war ein umfangreiches Papierakteninventar, das in einem Archiv im Keller aufbewahrt wurde. Nur die Akten der aktiven Mitarbeiter sollten gescannt und in das System übertragen werden. Die Centric Scan2EmployeeFile-App spielte eine entscheidende Rolle dabei, dass das Unternehmen Personaldokumente scannen konnte, da sie das späte Scannen mit Multifunktionsgeräten ermöglicht. Nach der Migration ging die Systemlösung mit rund 900 digitalen Mitarbeiterakten in Betrieb.
Das Implementierungsprojekt dauerte von der Testphase bis zur Inbetriebnahme rund fünf Monate. Das Centric Cloud-System war schnell zu installieren, da alle Centric-Produkte technisch für eine schnelle Implementierung in der SAP-Umgebung konzipiert sind. Die meiste Zeit wurde damit verbracht, das Dateiinventar zu scannen. Da das Projektteam dafür ausreichend Zeit eingeplant hatte, konnte die Dateilösung termingerecht live gehen.
Das Hauptziel der Personalabteilung bei der Implementierung von Centric Employee File bestand darin, Papier, Zeit und Fahrten zum Kellerarchiv zu sparen. André Gwiasda bestätigt, dass die Projektziele erreicht wurden:
„Die Ablage ist mit Centric Employee File viel einfacher und schneller. Das Drucken und Versenden von Dokumenten gehört der Vergangenheit an, und Fahrten ins Kellerarchiv sind jetzt die Ausnahme.“
Positive Erfahrungen mit den Audit- und Compliance-Tools von Centric
Die Personalabteilung von STULZ verwendet seit 2023 die Audit- und Compliance-Tools von Centric. Die HR-Experten entschieden sich aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit auch für die Audit- und Compliance-Tools von Centric.
Heute sind die Aufsichtsprozesse innerhalb der Personalabteilung systemgestützt, transparent und revisionssicher mit automatischer Dokumentation. Die Anwendung der Audit-Tools ist selbsterklärend, sodass auch neue Mitarbeiter ohne umfangreiche Schulung in den standardisierten Auditprozess aufgenommen werden können.
