Centric liefert auf ganzer Linie

Auch die Einführung einer digitalen Mitarbeiterakte stand schon lange auf der Agenda. Die Personalabteilung wollte Papierakten, einschließlich versteckter Akten in den Filialen, abschaffen und mobiles Arbeiten ermöglichen. Im Jahr 2025 wurde das Projekt schließlich mit einem Ausschreibungsverfahren in Angriff genommen. Eine wichtige Anforderung war, dass die Lösung cloudbasiert ist und sich leicht in SAP SuccessFactors integrieren lässt. Die IT-Experten von STAEDTLER waren besonders beeindruckt von der robusten technischen Architektur von Centric, die eine reine Cloud-to-Cloud-Integration mit SAP ermöglicht.

Ein weiterer entscheidender Faktor war das umfassende Produktportfolio von Centric, da STAEDTLER in der elektronischen Mitarbeiterakte den Eckpfeiler der weiteren Personaldigitalisierung sieht. Andrea Wittmann, Leiterin der Lohn- und Gehaltsabrechnung und Projektleiterin, erklärt:

Unser Ziel ist es, alle papierbasierten Prozesse in durchgängige digitale Workflows umzuwandeln. Die modulare Produktsuite von Centric eröffnet uns diesbezüglich alle möglichen Möglichkeiten.

Centric war auch in der Lage, STAEDTLER die benötigte Unterstützung bei der Implementierung der Lösung und dem Scannen der Papierakten zu bieten, wobei nur ein Unternehmen — Centric — der Anbieter und Ansprechpartner für das Projekt war. Ein entscheidender Faktor für dieses mittelständische Unternehmen war letztlich das Preis-Leistungsverhältnis der neuen Archivierungslösung — und in dieser Hinsicht war Centric Employee File im Marktvergleich unschlagbar.

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Fachkundige Beratung und effektive Umsetzung

Nur fünf Monate nach Projektstart konnte die Personalabteilung mit der digitalen Mitarbeiterakte live gehen und neue Dokumente im System erstellen. Die Dateistruktur wurde eng an den bewährten Centric-Standard angepasst, um den Anpassungsaufwand auf ein Minimum zu beschränken. Vorlagen ermöglichten eine schnelle Implementierung. Ungefähr 1.000 vorhandene Dateien wurden vom Dienstleister Rhenus gescannt und nach der Inbetriebnahme in das System migriert. Andrea Wittmann hebt insbesondere die effektive Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams zwischen STAEDTLER, Centric, dem Implementierungspartner FriendWorks, Rhenus und einem Druckdienstleister hervor:

Die Zusammenarbeit verlief wunderbar. Alle Projektbeteiligten arbeiteten Hand in Hand und brachten ein hohes Maß an Professionalität und Fachwissen mit.

Das interne Team hatte zuvor entschieden, dass die digitale Mitarbeiterakte auf SAP SuccessFactors laufen sollte. STAEDTLER verwendet auch SAP HCM. Das führende System ist SuccessFactors mit EC und Recruiting; Gehaltsabrechnung und Zeitmanagement erfolgen in HCM. Im strategischen Entscheidungsprozess vor der Auswahl empfanden die Projektmanager die Beratungsleistungen von Centric als sehr hilfreich.

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DSGVO-konform und effizient

Die Vorteile von Centric Employee File waren sofort ersichtlich. Das System gewährleistet dank einer zentralen Datenspeicherung mit automatisierten Aufbewahrungs- und Löschfristen eine DSGVO-konforme Dateiverwaltung. STAEDTLER hat keine versteckten Dateien mehr an seinen Standorten oder zusätzlichen Dokumentenspeicher auf Laufwerken oder in Aktenschränken. Die Aufbewahrung von Dokumenten ist jetzt viel einfacher und schneller. Beispielsweise können Dokumente wie E-Mail-Anhänge zur Datei hinzugefügt werden, ohne dass die Datenkette unterbrochen wird. Die Anzahl der Ausdrucke ist ebenfalls deutlich gesunken.

Da alle autorisierten Personalmitarbeiter auf die zentral verfügbaren Dokumente zugreifen können, entfällt die Suche nach einzelnen Papierakten. Nutzer finden auch die Suchfunktion hilfreich, da sie Fragen wie „Wer ist befugt, im Namen des Unternehmens zu handeln?“ schnell beantwortet — ohne zeitaufwändige und fehleranfällige Excel-Listen konsultieren und pflegen zu müssen. Andrea Wittmann stellt fest:

Mit Centric Employee File können wir die mobile Arbeit in der Personalabteilung noch einfacher machen.

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Sicher und einfach

Die Audit- und Compliance-Tools haben auch für die Personalabteilung einen echten Unterschied gemacht. Die klare prozedurale Integration der Kontrollen während der Test- und Gehaltsabrechnungen sowie die automatisierten, revisionssicheren Stammdatenprüfungen geben den verantwortlichen Personen ein Gefühl der Sicherheit. Das Team hebt auch die nahtlose Integration mit dem SAP-System hervor: Es fühlt sich nicht einmal wie ein Add-on an. Wichtige Informationsquellen wie Gehaltsabrechnungen, Zeitaufzeichnungen oder Stammdaten können direkt im Audit eingesehen und geändert werden.

Das HR-Team findet, dass alle Lösungen von Centric benutzerfreundlich und selbsterklärend sind. Wenn Fragen oder Probleme auftauchen, gehen die Vertreter von Centric proaktiv auf die Bedürfnisse der Kunden ein. Andrea Witmann fasst es zusammen:

Bei Centric fühlen Sie sich immer noch wie ein geschätzter Kunde.