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Scan Services

Personalakten sicher und schnell digitalisieren

Gibt es bei Ihnen noch Papierakten? Bei Centric HR Document Processes unterstützen wir die sichere Digitalisierung Ihrer Personaldokumente — mit Unterstützung eines Servicepartners oder in Eigenregie mithilfe Ihrer Multifunktionsgeräte

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Vom Papier direkt in die digitale Personalakte

Die Transformation Ihrer HR-Prozesse stellt eine Reihe von Herausforderungen in Bezug auf die Zeit- und Personalressourcen Ihres Unternehmens dar. Eine der zeitaufwändigsten Aufgaben bei der Einführung digitaler Personalakten ist die Digitalisierung physischer Personalakten und Dokumente. Um Sie bei dieser wichtigen Aufgabe zu unterstützen, haben wir professionelle Digitalisierungsservices entwickelt, die Ihre wertvollen Ressourcen freisetzen.

Holen Sie sich die Anwendung und das maßgeschneiderte Digitalisierungskonzept von uns als Komplettlösung! Senden Sie Ihre Personaldokumente sicher und schnell direkt in die digitale Personalakte.

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Vom Papier zum Digitalen: Bestandsaktendigitalisierung

Um Papierakten und Dokumente in einem einzigen Schritt zu scannen, haben Sie die Möglichkeit, die Inventardatei zunächst zu digitalisieren. Wir erstellen Ihnen ein maßgeschneidertes Digitalisierungskonzept und bieten kompetente Unterstützung bei jedem Schritt.
Wir kümmern uns um die Erfassung, Aufbereitung, Digitalisierung und Zuordnung der Personalakten nach Ihren Vorgaben und sorgen so dafür, dass alle Personaldokumente sicher und professionell an ihrem neuen Ziel in der digitalen Personalakte landen.
Nach der Digitalisierung müssen Sie nur noch entscheiden, was mit den Papierakten geschehen soll: Aufbewahrung, Vernichtung oder Rückgabe.

Scan2Employee File

Wir stellen Ihnen eine Anwendung zur Verfügung, mit der Sie Papierdokumente, wie sie beispielsweise von Behörden erhalten werden, einfach und effizient in digitale Personalakten in digitaler Form übertragen können: Mit unserer Scan-Software Scan2Employee File können Sie Ihre vorhandenen Multifunktionsgeräte erweitern.
Der Archivierungsvorgang wird direkt vom Scangerät aus gestartet und dank der Software sind nur wenige manuelle Eingaben erforderlich. Dies reduziert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und senkt die Kosten.
Beim Scannen können Papierdokumente mit Barcodes versehen werden, die dann als Platzhalter in der digitalen Personalakte verbleiben. Das kann zum Beispiel nützlich sein, wenn eine Unterschrift noch fehlt.
Sobald das Dokument unterschrieben und dann gescannt wurde, erkennt die Software den Barcode und legt das Dokument automatisch in der richtigen Personalakte ab.
Dokumente können auch stapelweise gescannt werden. In diesem Fall landen die Scans im allgemeinen Posteingang der Personalakte. Dort werden sie manuell sortiert und zugeordnet. Alternativ kann der KI-gestützte Intelligent Classification Service von Centric verwendet werden, um die Dokumente automatisch zu kategorisieren und zuzuweisen.

Ihre Vorteile

Maßgeschneidertes Digitalisierungskonzept
Entlastung interner Ressourcen bei der Digitalisierung und Indexierung von Dokumenten
Keine Vorsortierung oder Vorbereitung der Dateien durch den Kunden
Erfassungsoptionen auch nach der ersten Inventardigitalisierung
Automatischer Upload neu digitalisierter Bestände in die digitale Personalakte
Scannen auf Abruf: Vorrangige Bereitstellung einzelner Dateien bei der Inventardigitalisierung innerhalb von 24 Stunden
Transport, Verarbeitung und Bereitstellung des Dateibestands gemäß DSGVO und höchsten Sicherheitsstandards

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Your advantages

Customized digitization concept
Relief for internal resources in document digitization and indexing
No pre-sorting or preparation of files by the customer
Capture options even after initial inventory digitization
Automatic upload of newly digitized inventories to the digital personnel file
Scanning on demand: Priority provision of individual files during inventory digitization within 24 hours
Transport, processing, and provision of the file inventory in compliance with GDPR and the highest security standards

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